一分鐘把話說完，才是好主管：下指令、做說明的技術，部屬一聽就懂

一分鐘把話說完，才是好主管：下指令、做說明的技術，部屬一聽就懂※點我購買※

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主管總是擔心：　　「我如果說的太簡短，部屬可能聽不懂、不按照我的想法去行動。」
　　於是主管的說明愈來愈長、指令愈來愈囉嗦……導致部屬不清楚主管到底想說什麼。
　　為了怕主管講個不停，部屬變得不想發問、也不願發表意見。
　　於是，主管面臨了管理問題：為什麼我花了那麼多時間、說的那麼明白，部屬卻不照我的指令和說明，自己亂做？（是笨嗎？還是素質差？其實都不是。）
　　實務上，主管的最重要任務有四個：　　．提振士氣、
　　．把部屬改變成能「自律」的工作者、
　　．勉強部屬，讓他樂意去做原本不喜歡的工作、
　　．誘導出工作者的主動積極心態，自己想把事情做得更好。
　　日本企業管理顧問沖本留里子（會計助理出身，三十幾歲當上董事）指出，這四項管理任務，都需要主管「下指令」與「做說明」才能夠完成。然而，沖本留里子的多年經驗發現，我們能夠專心聽別人說話的時間，最多只有一分鐘。但絕大多數主管卻因為不放心而東拉西扯的模糊了焦點，導致部屬內心不斷想：
　　「內容落落長，你到底想說什麼？」
　　「是是是，我已經非常清楚你想說的內容了。拜託你趕快閉嘴吧。」
　　「用不著你雞婆。什麼都不懂，你沒資格說我，真正在做事的又不是你。」
　　有鑑於此，作者列舉了35種主管需要下指令、做說明的狀況，幫你萃取自己的想法、去掉訊息雜質，找出對話重點。只用一分鐘，就能把話說完。愈複雜的事，你愈能展現這樣的下指令技巧。這不只是說話技術，更是邏輯思考和流程管理技巧的展現。
　　該怎麼在一分鐘內下指令、做說明？作者提供４種一分鐘交代清楚的祕訣，讓你的重點都能清楚傳達：　　結果法
　　兩面法
　　原因法
　　二、三個法
　　這4種方法，足以涵蓋35種最常遇到的下指令與做說明的狀況：　　士氣低落時，該怎麼激勵部屬？
　　雖然想稱讚對方，但怕被譏為賞罰不明。
　　每次問話，他都回得支支吾吾、沒有重點。
　　一直沒進步的人，或是很被動的人，如何振奮他？
　　老是唱反調、愛唱衰的部屬，如何用他？
　　部屬很情緒化，該怎麼勸他？
　　希望部屬加班、替你去開會……要他做不樂意的工作，如何讓他願意？
　　老是加班的部屬，其實做事很沒效率，如何說他………
　　能在一分鐘之內就交代完畢的主管，一定能讓部屬對你產生極大的向心力。本書列舉35種最常導致主管講個沒完、難以放心的工作溝通實境，教你4種祕訣——結果法、兩面法、原因法、二三法，幫助所有想做好主管工作的人，完成一分鐘重點傳達，讓你花一分鐘就能帶出部屬的做事效率，大幅提升工作績效與工作氣氛，更讓部屬喜歡找你說話。
作者簡介
沖本留里子
　　日本ＰＨＰ綜合研究所認定的商務教練
　　專科學校畢業後，曾任職於多家公司，接著進入某財務管理商社，從事業務改革的專案管理，三十多歲成為董事。
　　以領導者的身分，在統整組織、參與經營的過程中，對於「主管和屬下之間的溝通不良、跨部門之間的衝突、漫長空洞又浪費時間的會議」感到煩惱。不久之後，公司倒閉。她深感要建立一家不會倒閉的公司，最需要的是：良好溝通。於是，努力研究出聆聽者最容易掌握內容、付諸行動的說話方式，首要條件就是「一分鐘內說重點」。
　　目前為CHEERFUL股份有限公司董事長，並擔任企業研習或公開研討會的講師，以人才開發培育為主要課題。
目錄

前言 講超過一分鐘，他就不明白了
第一章 士氣，主管的第一要務  01士氣差，多半是主管無心造成的
  02針對工作給建議，別提你的豐功偉業
  03一分鐘，引導出部屬的幹勁
  04部屬一直沒進步，怎麼辦？
  05每次都能呼喊你的名字
  06每次都唱反調的傢伙，是人才
  ●一分鐘把話說完的祕訣：「結果法」
第二章 口頭獎懲就能帶出自律  01讚美部屬，怎麼像在挖苦？
  02說什麼，部屬能力會倍數成長
  03想賞罰分明，卻成了沒頭沒腦
  04說話白目，這種人真的沒藥醫嗎？
  05進度落後，部屬一定會隱瞞。如何處理？
  06「我自己來做還比較快」？大錯特錯！
  07這年頭的人都不懂準時
  08部屬有情緒？主管沒有情緒？
  09報告進度，不能等你開口
  10驕傲自大的人才，好好用
  11可有可無的會，他也樂意去開
  ●一分鐘把話說完的祕訣：「兩面法」
第三章 領導──勉強的事，他樂意去做  01要人加班，別視為理所當然
  02部屬能休假，才是好主管
  03不想臨時加班，未必熱忱不足
  04天天加班，效率最差
  05很努力卻老是起衝突，為什麼？
  06不要讓人說你派了個傻子來
  ●一分鐘把話說完的祕訣：「原因法」
第四章 主動積極，是誘導出來的  01主管懶得聽，部屬就懶得想
  02上司的人情味，太少太多都不好
  03一次只問一件事
  04嘉許那些勇敢回報失誤的人
  05部屬很被動，如何帶出積極性？
  06最好的慰留方式
  07考績不該是祕密
  ●一分鐘把話說完的祕訣：「2、3個法」
第五章 你以為一分鐘講不完的事，如何講完？  01初次拜訪他就忘不了你
  02如何簡短，別人才記得你是誰？
  03就算笨主意也別打斷
  04不抱怨別的部門，才會成功
  05如何不被話多的上司纏住？
後記 話少關係難好，話多大家困擾

序

前言
講超過一分鐘，他就不明白了
　　要向別人傳達清楚自己的意思或想法，是非常困難的一件事。尤其在工作上，當主管向部屬傳達自己的想法或指示時，常常因為部屬的自我解讀，導致最後的結果不如主管所預期來得好。
　　我剛升上主管時，因為無法清楚地向部屬傳達自己的想法，所以溝通時總是雞同鴨講，導致工作效率不彰，也經常為了交辦不清楚的問題發生爭執，或是溝通不良而產生誤解，使得彼此都失去了工作的幹勁。
　　我和部屬之間的溝通可說是糟透了。儘管如此，我還是認定「部屬沒有聽懂內容不是我的錯，是他們不肯好好聽我說」。
　　後來，我遇到了前吉本興業（日本最大的藝人經紀公司、電視節目製作公司，是日本最悠久的藝能事務所，創立於一九一二年）的經理大谷由里子女士（一九六三年於奈良出生，目前從事人才培訓與開發的相關工作）。她告訴我：「光是怪罪別人，是不會進步的。」
　　真是一語驚醒夢中人。沒錯！因為我只會怪罪部屬不肯好好聽我說，卻完全沒有認真思考該如何交辦工作，才能使部屬聽懂我說的話。
　　當我換到部屬的立場思考時，得到了「說話要簡短明確」的啟發。
　　「內容太長，搞不懂你到底想說什麼。可以閉嘴了吧？」
　　「是是是，我已經非常清楚你想說的內容了。煩不煩啊？」
　　「用不著你雞婆。你沒資格說我。明明什麼都不懂。」
　　一定有很多部屬像這樣，一面聽主管說話一面在心中嗆聲。
　　年輕部屬接收不到「主管的想法」這種情形，超乎領導者的想像，特別是長篇大論的發言。部屬聽了半天只覺得你說了一大堆，還是不知道你在說什麼。這是因為人能夠集中精神聽他人說話的時間，最長頂多是一分鐘，所以當你愈想讓對方明白而講一長串，反而使對方愈不想聽。
　　成功的好主管，要懂得在一分鐘內傳達重點。
　　各位讀者或許會說：「這種事不用你說我也知道。」但是，只花一分鐘就清楚說出自己的想法，要做到這點可是有難度的。
　　本書彙整了在職場上經常出現的具體情況，一一說明該怎麼講才能讓對方聽進去的說話方式。希望你在面對上司、部屬及公司外部人士等各種人時，是個說話條理清晰的人。
　　抱著替對方著想才說的發言，但對方卻不肯聽又不願接受，是一件令人非常沮喪和難過的事。這也是我寫這本書的目的，希望儘量減少和我有一樣感受的主管。

沖本留里子

內文1一分鐘，引導出部屬的幹勁
別說「謝謝」，要察覺部屬正在努力什麼。


別當個只看結果的主管
很多主管常常忙於自己的工作中，而忽略「關心部屬」這件事。有時候連部屬正面臨哪些困難都沒察覺到，陷入了無暇關心部屬的狀態。這時，如果主管只問：「那件事做好了嗎？」部屬就會感到委屈，覺得主管在乎的只有「做好了沒？」這件事而已。

我以前很討厭只重視結果的主管；可是自己變成主管後，非但不會培育部屬，更懂不得關心部屬。你是否也變成了只看結果的主管呢？又或者陷入了因為工作太忙，而不關心部屬的狀態呢？還是即使關心對方，卻認為努力工作是應該的，所以不輕言說出鼓勵他們的話？

在這裡，我請各位主管稍微想像一下。假設你受到上司委託，要蒐集許多資料、分析數據並將這些資訊彙整在一張A4大小的紙上。將大量的資訊整理成一張A4大小的紙，是需要花費相當大的心力。當主管從你手中迅速地收下那份資料，卻只說句：「謝謝。」就隨手放在一堆文件上時，你會做何感想？你是不是覺得「不管我下多少工夫整理，上司也不會察覺到我的努力。資料也是隨便看看，早知道這樣我又何必那麼認真？」

每個人都希望主管看到自己的努力
這是我剛出社會工作時發生的事情。當時我為了準備新產品的發表會，每天都加班到深夜。光是拜訪客戶的交通費就花了許多錢，連假日都在加班整理產品資料。坦白說，心裡真的覺得好麻煩，但還是設法努力完成它。

這時，主管對我說：「你連這種小地方都注意到了，真細心啊。」我開心的想：原來主管有注意到我的工作表現耶！幾個月的疲勞頓時消失得無影無蹤。因為主管的關心，讓我重新振作了起來，還自發性地製作出一張一目瞭然的路線導覽圖。

如果主管以「事情做好是理所當然」的想法看我時，會讓我覺得自己只是憑著責任感在工作。但會注意到我的努力並鼓勵我的主管，令我燃起了想把工作做得更好、做到超乎主管期待的鬥志。所以，用心關心部屬的主管必能察覺到「部屬正在努力什麼」，只要你發現到他的努力就該誇獎，讓他知道自己的付出你都有注意到。

當主管發現部屬的努力，部屬就會覺得自己的存在獲得了認同，進而擁有真正的自信。

只要部屬產生自信，自然對工作有幹勁。成果固然重要，但在努力的過程中，主管能引導出幹勁這件事也很重要。身為主管，光是平日的工作就忙得不可開交，還得拉拔部屬，搞得自己更是身心疲憊。但只要你期勉部屬的能力，部屬自然會把你交辦的工作做得更好。如此一來，不僅減少你的工作壓力，也能把多出來的時間去思考更重要的決策。

部屬一直沒進步，怎麼辦？
「連我都能做到，你當然也行。」這不是加油，而是世界上最打擊信心的一句話。


不能以自己的標準要求部屬
當沒自信的部屬遇到無法解決的問題，又覺得找主管討論很丟臉時，會把問題放在心裡乾著急。隨著時間流逝，問題就像雪球一樣愈滾愈大，到最後變成無法收拾的慘況。

要如何避免這種情況發生呢？請把重點放在部屬第一次來找你討論時。當部屬覺得「我束手無策了…」煩惱了半天，最後終於去找主管討論，但反而被主管刮了一頓：「你連這種問題也解決不了嗎？這樣下去，新進員工會超越你喔！振作一點！」這種話，只會使部屬再也不敢找主管討論，也對自己失去自信。

這是我以前在某公司被委託改善業務工作時的事。那時社長經常提醒我：「沖本，別以自己的標準思考！」當時，我完全不懂這句話的意思。我總是心想「連這種程度的事都辦不到，我是請你來坐領乾薪嗎？我都能做到的事，你當然也可以」以這種心情看待部屬。

但其實那套程式是我自己設計的，所以部屬不知道全貌是很正常的事。可是，因為我個人主觀認定部屬應該要做好「他們不知道全貌的事」，讓部屬產生了「自己居然做不到理所當然的事」而喪失了自信。

部屬不見得能做到主管辦得到的事，所以主管不該以自己的標準看待部屬。

用肯定句鼓勵
這是我在建立新電腦程式時的事。一名部屬因為疏失，誤刪了商品主檔。他原本打算靠自己的力量設法解決，但又不知道該如何處理。那時我跟他說：「你在做什麼？連這種小事都做不到嗎？」但其實我想說的是：「你做得到！」促使他振作起來。可是，這句話對部屬來說太嚴苛了，到最後他也無心解決問題，變成我來收爛攤子，這是非常失敗的經驗。

而那名部屬也覺得自己是「不知道如何解決問題＝無法解決問題＝沒用的人」喪失了自信。假設當時我說：「怎麼了？」冷靜地問問題，並鼓勵他說：「放心。這樣去做，你一定辦得到！」陪他一同解決，我想事情一定可以更順利。
「你做不到嗎？」用這種「疑問否定句的加油打氣」，不會令對方感受到你的鼓勵。相對地「⋯⋯你做得到！」的「肯定句的加油打氣」能順利傳達出心意，使彼此的心情轉向正面。

儘管說話者的心意相同，但對方會因為些微的用語差異，解讀成完全相反的意思。

全程陪伴部屬，但別把手伸進去
有些主管問部屬：「怎麼了？」聽完後就說：「噢，是喔。唉…你加油吧！」拋下部屬離去。也許你是希望部屬獨力解決問題，但部屬卻沒有感受到這當中的涵義。

所以，就算是為了鍛鍊部屬獨力的發言，也必須陪伴著部屬看他完成工作。千萬別像上述的我一樣，幫部屬解決完所有的問題，反而讓部屬變成了永遠解決不了問題、無法成長的人。

主管必須懂得適時放手，並沉著地看著部屬學習成長，不要輕易出手相助。


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